Alpiek blog

Verhalen van Alpiek medewerkers

 


Maatwerk bij Odoo implementaties

Door: Marc Verspeek (januari 2020)

Odoo biedt veel functionaliteit over een heel breed gebied. Daarbij is het erg geschikt om functionaliteit toe te voegen door de ontwikkeling van maatwerk. Het enorme aanbod van modules in de Odoo app store (odoo.com/apps) laat dit duidelijk zien. Als er ergens een gat is met betrekking tot de benodigde functionaliteit dan zoeken we eerst in de app-store naar een geschikte oplossing. Als die echt niet te vinden is, dan gaan we iets specifieks ontwikkelen voor een klant. We hebben daarvoor een uitstekend team van (eigen) Python programmeurs, die veel ervaring hebben met Odoo.

Maar, bij het ontwikkelen van maatwerk moet je je wel een aantal dingen realiseren. Odoo heeft een behoorlijk tempo in het uitbrengen van nieuwe versies. Zo’n nieuwe versie bevat misschien een oplossing voor de wens waarvoor je net iets nieuws hebt ontwikkeld. Blijft het dan toch nodig, dan is dit voor een specifieke versie ontwikkeld en kost het altijd inspanning om het voor een volgende versie weer geschikt te maken.

Als je Odoo nog niet heel goed kent, is het moeilijk om de ideale invulling van processen helemaal te doorzien. Het blijkt regelmatig dat maatwerk dat ontwikkeld is na verloop van tijd weinig gebruikt wordt. Gebruikers leren Odoo steeds beter kennen en komen tot het inzicht dat een aanpassing van de werkwijze ook een oplossing was geweest, in plaats van aanpassing aan de software. Het is daarom verstandig om zo snel mogelijk ‘live’ te gaan met het systeem, voordat er heel veel energie in maatwerkontwikkeling wordt gestoken.

In sommige situaties is de ontwikkeling van maatwerk wel zinvol. Bijvoorbeeld voor het koppelen van Odoo met andere essentiële systemen binnen je bedrijf. Het automatisch doorgeven van gegevens kan veel werk besparen en fouten voorkomen. Maar ook hierbij is het verstandig om niet direct aan softwareontwikkeling te denken als de enige oplossing, maar ook handmatige alternatieven te bekijken op toepasbaarheid.  

Bij de keuze voor maatwerkontwikkeling of toch een andere oplossing is het belangrijk dat het management betrokken is. Niet alleen met betrekking tot budget of op hoofdlijnen, maar ook procesinhoudelijk. En als er dan bewust de keuze voor maatwerk wordt gemaakt, dan doen wij dat graag en op de best mogelijke manier.



Alpiek gaat weer voor duurzaam in 2020

 Door: Daan Ebeling Koning (december 2019)

Het jaar 2019 is voorbij. Het was een mooi jaar. Als trotse partner van Odoo hebben we weer veel bedrijven mogen begeleiden bij de implementatie en het gebruik van Odoo. Het nieuwe jaar wordt, wat ons betreft, nog mooier. Als Alpiek zijn wij een team van bevlogen mensen die gedreven zijn klanten te helpen bij de duurzame implementatie en gebruik van Odoo en het ontwikkelen van vernieuwende producten. 

Alpiek is ontstaan uit de visie dat werknemers binnen organisaties te weinig bezig zijn met de activiteiten waar zij hun kracht en energie uithalen. Dat is zonde. Plezier in je werk geeft immers het meeste en beste resultaat zowel op de korte als de lange termijn.

Verloopt een Odoo-implementatietraject altijd vlekkeloos? Natuurlijk niet. Er zijn altijd momenten van twijfel en onzekerheid. Tijdens de implementatie, zo hebben wij vaak gemerkt, komt altijd een fase die wij de ‘kritische periode’ noemen. De implementatie blijkt toch wel complex en soms komt dan aan het licht dat er ook uitdagingen liggen voor het verbeteren van de bedrijfsprocessen. Er kan onzekerheid ontstaan bij de medewerkers van het bedrijf. In ieder implementatietraject is daarom erg belangrijk om verwachtingen van klant én implementatiepartner uit te spreken en af te stemmen. Door bij de start van de implementatie hierover duidelijk te zijn naar de klant, kan een hoop frustratie worden voorkomen.

Als een bedrijf de keuze heeft gemaakt voor Odoo dan is het zaak dat de eisen, wensen en gedachten goed aan ons over worden gedragen. De klant heeft de kennis van het bedrijf, wij hebben de kennis van het systeem. Een beproefde methode hiervoor is het schrijven van 'user stories'. Deze user stories (een korte beschrijving wat de gebruiker wil) geven ons als implementatie partner de ruimte om te zoeken naar de beste oplossing van de vraag. Werk je alleen met wensen en eisen, dan krijg je die oplossing ook. Echter, deze is vaak complexer en duurder omdat er dan toch vaak maatwerk bij komt kijken.

We hanteren altijd een gefaseerde invoering voor de implementatie van Odoo. De eerste stap is altijd een analyse. In deze analyse wordt bepaald in hoeverre Odoo inderdaad de oplossing is die we gezamenlijk voor ogen hebben. Alhoewel Odoo vol met functionaliteit zit, zijn er altijd zaken die enige aanpassing behoeven. Deze gaps (gaten) worden beschreven in de analyse.

De tweede stap is de Proof of Concept (PoC). Het is onze ervaring dat vroegtijdig ontwikkelen van maatwerk vaak niet het resultaat heeft wat we graag zouden willen zien. Om dit te voorkomen gaan we voor de PoC uit van de standaard functionaliteit van Odoo. We beperken ons op dat moment zoveel mogelijk tot het configureren.

In de navolgende fasen wordt herhalend de functionaliteit ontwikkeld/gefinetuned totdat we het systeem precies hebben zoals de gewenste functionaliteit dat eist.

Een van de grootste tegenvallers tijdens een implementatie die wordt ervaren door klanten is de hoeveelheid testwerk. Testen is echter 'key' voor het succes van de implementatie! Als Odoo live gaat verandert er veel voor de gebruikers: een ander systeem, andere functies, nieuwe werkprocessen enzovoort. Fouten kun je er dan niet bij hebben. Door veel en goed te testen kun je dit bereiken.

Uiteindelijk bereiken we het doel: duurzame implantatie, waardoor de klant makkelijker en met plezier werkt en zich kan richten op zijn core business. Wij streven er naar dit plezier weer terug in de organisatie te brengen. Dit leidt uit onze ervaring tot een enorme tijdsbesparing en efficiëntieverbetering binnen de organisatie. Alpiek staat voor duurzaam implementeren. Helder zijn over het doel, maar ook over de mogelijke hobbels naar dat doel toe. Om uiteindelijk echt te zorgen voor duurzame verbetering!

Wil jij in 2020 met jouw bedrijf ook echt bezig zijn met activiteiten waar jij en je collega’s goed in zijn? Activiteiten waar je kracht en energie uithaalt? Wij vertellen je graag over de mogelijkheden van werken met Odoo.

Kijk op www.alpiek.nl /www.odoo.nl of bel met 085-3330008

Alpiek wenst iedereen een gezond en gelukkig 2020!

Odoo in de keten

Door: Marc Verspeek (december 2019)

Veel Odoo-klanten van Alpiek hebben Odoo als het kernsysteem in hun bedrijf. Inkoop, verkoop, voorraadbeheer en boekhouding worden volledig door Odoo geregeld. Maar het bedrijf staat niet op zichzelf, het is een schakel in een keten. En daarmee is Odoo dat ook.

Een groothandel die Odoo gebruikt, levert aan andere groothandels zoals Sligro en Makro, maar ook aan retailers zoals Albert Heijn. En natuurlijk spelen ook web-retailers zoals Bol.com en Amazon een erg belangrijke en een steeds belangrijker wordende rol.

Door de koppelingsmogelijkheden van Odoo kan je bedrijf een belangrijke spilfunctie gaan vervullen. Aan de ‘voorkant’ kun je koppelen met webshops, zoals LightSpeed, Magento, Prestashop en WooCommerce. Het is mogelijk om meerdere webshops te laten koppelen aan één Odoo-installatie. Aan de ‘achterkant’ kun je koppelen met pakketdiensten, zoals PostNL en DHL. 

Met de door Alpiek zelf ontwikkelde retail-koppeling kun je je productassortiment (met voorraad standen) doorgeven en automatisch bestellingen inlezen. En natuurlijk wordt EDI (Electronic Data Interchange) ondersteund.

Ook, of misschien vooral, voor het midden- en kleinbedrijf geldt dat samenwerken loont. Kies een goede positie in de keten van fabrikant naar consument. Odoo biedt de koppelingsmogelijkheden om efficiënt samen te werken met je ketenpartners.

Alpiek helpt jouw bedrijf graag dit tot een succes te maken!                     

Odoo 'live' in 2 dagen. Kan dat?

Door: Bart Stelder (november 2019) 

Alpiek B.V. biedt de mogelijkheid om in 2 dagen een implementatie van Odoo te verzorgen. In deze blog leggen we uit hoe we dit mogelijk kunnen maken.

Wil je een ERP-systeem installeren, dan kost dat altijd veel tijd. Deze tijd zit hem in het analyseren van de wensen en eisen, het vertalen van die eisen naar de Odoo-configuratie of maatwerk, het installeren en daadwerkelijk configureren van het systeem, training, datamigratie en vooral veel testen. Na een groot aantal implementaties hebben we een vuistregel ontwikkeld die hierbij enig houvast geeft.

Odoo is een ‘modulair’ systeem, met modules als CRM, ERP, MRP, Social Media console, HR, voorraad, inkoop, facturatie et cetera. De vuistregel die we voor het MKB hebben ontwikkeld gaat uit van een gemiddelde van 2 dagen implementatie per module. Je kunt je voorstellen dat de implementatie van een CRM module minder tijd kost dan die van een boekhouding, vandaar het gemiddelde. 2 dagen die zowel aan de leverancier als aan de klant zijde moeten worden geïnvesteerd.

Een gemiddeld handelsbedrijf heeft binnen Odoo circa 6 modules nodig, CRM, Verkoop, Facturatie, Inkoop, Voorraad en Boekhouding. Dit betekent dat er conform de vuistregel ongeveer 12 dagen (6 modules maal 2 dagen) voor nodig zijn. In totaal dus door zowel leverancier als klant te besteden 24 dagen.

Hoe kan het dan dat wij als Alpiek B.V. aanbieden om het systeem in 2 dagen live te zetten? Dit doen we voor klanten die veel zelf kunnen doen. In 2 dagen zetten we het systeem ‘live’, doen we een basis configuratie en leren we de klant om te gaan met het systeem. In onze projectaanpak noemen we dat de ‘beperkte POC’ (Proof Of Concept). Na 2 dagen, overigens vaak verdeeld over meerdere dagdelen, werkt het systeem en kan de klant het zelf gaan aanvullen. De klant zal daar dus minimaal 22 dagen aan kwijt zijn want de 24 dagen blijven hoe dan ook nodig om het systeem goed geïmplementeerd te krijgen. Uiteraard bieden Alpiek de mogelijkheid om na die 2 dagen - op verzoek - extra werkzaamheden te verrichten. Dat scheelt je als klant dan weer tijd op de implementatie.

Dus is het mogelijk om bij de implementatie van Odoo veel zelf te doen, dan is deze aanpak wellicht de juiste voor jouw bedrijf! Wil je meer weten? Neem dan contact op met Alpiek B.V. via 085 – 3330008 en vraag naar Bart Stelder.

Financieel Management met Odoo

Training op maat bij Brouwerij Egmond 

Door: Maarten Bressers (november 2019)

Alpiek verzorgt voor haar klanten trainingen op maat. Zo gaf Maarten Bressers op verzoek van Brouwerij Egmond, brouwer van onder andere het abdijbier Sancti Adalberti, de training ‘Financieel Management met Odoo’.

Brouwerij Egmond koos ervoor om Odoo zelf te implementeren. Odoo zelf implementeren is goed te doen. Als je weet wat je wilt, kun je Odoo voor een groot deel zelf opzetten. Heb je toch behoefte aan wat hulp of wil je meer informatie op specifieke onderwerpen, dan vraag je dat gewoon aan Alpiek. Alpiek biedt kennis op maat en adviseert voor jou de juiste oplossingsrichting. 

Brouwerij Egmond is de route van zelf implementeren ingeslagen en is momenteel in een vergevorderd stadium. Brouwerij Egmond automatiseert haar productieprocessen met Odoo. Daarbij komen complexe vraagstukken boven, zoals: hoe werkt de voorraadwaarde van grondstoffen in het productieproces naar een mooi bruisend biertjes in je glas? 

Samen met Alpiek is de nodige informatie verkregen om Odoo aan te sluiten op de wensen van Brouwerij Egmond. Proost! 

Odoo tekst en afbeelding blok

HOERA, ik heb een brouwerij! Help ik heb een bedrijf..

Door: Bart Stelder (oktober 2019)

In de afgelopen jaren heb ik een groot aantal kleine en grote brouwerijen bezocht. Wat mij opvalt en bijzonder treft is de liefde voor het brouwvak dat je bij al deze brouwerijen tegenkomt. De meeste gesprekken beginnen dan ook over de kwaliteit van het bier, de mogelijkheden van de installatie en de verschillende bieren die gebrouwen worden.

Toch is er meestal wel een reden waarom ze mij gevraagd hebben om toch eens van gedachten te wisselen. Dat gaat dan vaak over de bedrijfsmatige kant van het bedrijf. Een kant waar veel bierbedrijven mee worstelen, zeker als ze gaan groeien.

In de meeste brouwerijen zie ik hetzelfde beeld. De boekhouding wordt gedaan in een (goedkoop) online pakket, dat in het beste geval ook gebruikt wordt voor het verzenden van facturen. De voorraad wordt bijgehouden in een spreadsheet. De klanten staan ook in een spreadsheet of in het mail-systeem. Recepten staan in het beste geval in een schriftje, maar soms ook op losse bladen. De prijs is gebaseerd op wat er in de markt gevraagd wordt. De winstgevendheid wordt bepaald aan de hand van het saldo op de bank.

Op zich is hier natuurlijk niets mis mee. Echter, als de brouwerij gaat groeien, de belastingdienst zich begint te roeren, de vaste klanten niet zo vast blijken te zijn, de cash-positie minder positief is en de voorraden (inclusief incourant) toenemen, dan blijken al die verschillende systemen niet meer voldoende en moet er een meer structurele oplossing komen.

Een ERP-systeem is dan een oplossing. Maar wel een systeem waarin alle benodigde functies volledig geïntegreerd zijn. En een systeem dat betaalbaar is. Want een goed ERP-systeem helpt jou bedrijf om je nog meer te kunnen richten op het werk als bierbrouwer, waarbij het systeem jou ondersteunt met de volgende zaken:

• Klant contacten (mails, afspraken, notities) 

• Traceren van grondstof/leverancier tot eindproduct/klant 

• Vastleggen van recepten, inclusief aanpassingen

• Factureren

• Boekhouden

• Accijns aangifte voorbereiden

• Btw-aangifte voorbereiden

• Inkopen inclusief adviezen

• Planning van je productie

• Planning van je voorraad (oudste voorraad eerst)

nog veel meer…

Wil je meer weten? Over wat een Erp-systeem zoals Odoo voor jou bedrijf kan betekenen? Zodat jij je op je core business kunt richten? Veel brouwerijen gingen je al voor.

Neem dan contact op met Alpiek B.V. via 085 – 3330008 en vraag naar Bart Stelder.

Odoo voor brouwerijen

Lees meer over wat Odoo voor jouw brouwerij kan betekenen en hoe Alpiek zorgt voor de duurzame implementatie.

 Lees meer 

Odoo tekst en afbeelding blok